अगर आप कंप्‍यूटर का इस्‍तेमाल करते हैं तो आपने माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस का नाम जरूर सुना होगा, इस सॉफ्टवेयर के जरिए बहुत से कामों को आसानी से किया जा सकता है तो आज की पोस्‍ट में हम माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के बारे में जानने वाले हैं कि ये होता क्‍या है और ये किस तरह से काम करता है

 माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस क्‍या है What is Microsoft Office in Hindi

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस क्‍या है

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस को एम एस ऑफिस भी कहा जाता है, ये एक एप्लीकेशन सॉफ्टवेयर है जिसे माइक्रोसॉफ्ट के द्वारा बनाया गया है वैसे तो सॉफ्टवेयर दो प्रकार के होते हैं एक सिस्टम सॉफ्टवेयर होता है और दूसरा एप्लीकेशन सॉफ्टवेयर होता है, एम एस ऑफिस एक एप्लीकेशन सॉफ्टवेयर होता है, एम एस ऑफिस में आपको कई एप्लीकेशन देखने को मिल जाती है जैसे माइक्रोसॉफ्ट वर्ड, माइक्रोसॉफ्ट एक्‍सेल इत्‍यादि

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के कई अलग अलग प्रकार के वर्जन भी आते हैं जैसे माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 2003, माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 2007, माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 2010 इत्‍यादि, अभी आप लोग जिसका इस्तेमाल कर रहे है वो माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 2007 या 2010 है, इसका इस्तेमाल आमतौर पर ऑफिस में काम करने के लिए किया जाता है पर इसका इस्तेमाल आप पर्सनल यूज के लिए भी कर सकते हैं

अगर आपको ऑफिस में किसी भी डाटा को टाइप करना है तो आपको वहां पर आपको माइक्रोसॉफ्ट वर्ड की जरूरत होती है या फिर अगर आपको कोई कैलकुलेशन करनी होती है तो आप माइक्रोसॉफ्ट एक्‍सेल का इस्तेमाल करते हैं, अगर आपको कोई प्रेजेंटेशन बनानी होती है तो आपको माइक्रोसॉफ्ट पावर पॉइंट की आवश्यकता होती है,इसी प्रकार डेटाबेस को बनाने के लिए माइक्रोसॉफ्ट एक्‍सेस की जरूरत होती है ये सभी माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के पार्ट होते हैं

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस का इस्‍तेमाल कहां-कहां पर करते हैं

आप माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस का इस्तेमाल पर्सनल कामों के लिए भी कर सकते है जैसे अगर आपको अपना रिज्यूम बनाना होता है तो आपको माइक्रोसॉफ्ट वर्ड की जरूरत होती है, या फिर अगर आपको किसी भी मैटर को टाइप करना होता है फिर चाहे वो हिंदी में हो या अंग्रेजी में हो तो भी आपको माइक्रोसॉफ्ट वर्ड की जरूरत होती है,अगर मान लीजिए आप किसी स्कूल में टीचर है और आपको वहां के लिए कोई प्रेजेंटेशन बनाना है तो आपको माइक्रोसॉफ्ट पावर पॉइंट की जरूरत होती है

आज के समय में माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सभी को आना जरूरी होता है क्योंकि इसके जरिए आप अपने बहुत से कामों को खुद से ही कर सकते हैं, आप इसका इस्तेमाल अपने कंप्यूटर, लैपटॉप या मोबाइल फोन पर भी कर सकते हैं, माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस में आप जो भी काम करते हैं वो सब काम ऑफलाइन होता है इसे आप अपने सिस्टम पर ही इस्तेमाल करते हैं, इसको इस्तेमाल करने के लिए आपको इंटरनेट कनेक्शन की आवश्यकता नहीं होती है, माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस में आप जो भी फाइलें बनाते हैं वो आपकी हार्ड डिस्क में सेव हो जाती है उन्हें आप अपने हिसाब से कभी भी देख कर सकते हैं

माइक्रोसॉफ्ट में नया क्‍या है

अभी माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस ने अपना लेटेस्‍ट वर्जन भी निकाल दिया है जिसका नाम माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 365 है, ये वर्जन वेब सर्विस पर आधारित है, इसपर आप जो भी काम करेंगे वो ऑनलाइन रहता है, इसमें आप इंटरनेट कनेक्‍शन के जरिए ही एक्‍सेस कर सकते हैं, इसके जरिए माइक्रोसॉफ्ट के दूसरे एप्लीकेशन को भी आसानी से एक्सेस कर सकते हैं, आप इसमें बनाई हुई फाइलों को बड़ी आसानी से किसी को भी शेयर कर सकते हैं

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के कई पार्ट होते हैं-

1. Microsoft Word
2. Microsoft Excel
3. Microsoft PowerPoint
4. Microsoft Access
5. Microsoft Outlook
6. Microsoft Publisher

Microsoft Word (माइक्रोसॉफ्ट वर्ड)

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड को एम एस वर्ड भी कहा जाता है और  एम एस ऑफिस माइक्रोसॉफ्ट का एप्लीकेशन है, एम एस वर्ड की मदद से आप बहुत से काम कर सकते हैं जैसे एप्लीकेशन लिखना, किसी को लेटर लिखना, कोई ई-मेल लिखना इत्‍यादि कामों को कर सकते हैं, एम एस वर्ड को ओपन करने के कई तरीके होते हैं सबसे पहला तरीका आपको स्‍टार्ट बटन पर क्लिक करना होता है और मेन्यू में जाना होता है इसके बाद आप माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस को सर्च करे, इस फोल्डर में आपको एम एस वर्ड मिल जाएंगा उस पर क्लिक करते ही आप एम एस वर्ड को ओपन कर सकते हैं

दूसरा तरीका यह है कि आपको नीचे दिए गए सर्च बार पर एम एस वर्ड टाइप करना होगा और आपके सामने एम एस वर्ड एप्लीकेशन ओपन हो जाएगा उस पर एंटर करते ही एम एस वर्ड ओपन हो जाता है, और तीसरा तरीका यह है कि आप अपनी एप्लिकेशन का शॉर्टकट बना लें और उस पर क्लिक करके आप माइक्रोसॉफ्ट वर्ड को ओपन कर सकते हैं

इसमें आपको कुछ शार्टकट मिलते हैं जैसे सेव पर क्लिक करके आप अपनी फाइल को सेव कर सकते हैं, अनडू पर क्लिक करके आप पुरानी फाइल को फिर से ला सकते हैं, रिडू पर क्लिक करके आप अनडू को रिडू कर सकते हैं, इसमें आप और भी शॉर्टकट को जोड़ सकते हैं जैसे न्यू, ओपन, प्रिंट प्रिव्यू इत्यादि,अगर आपको किसी भी फाइल का प्रिंट प्रीव्यू देखना है तो आपको कहीं और जाने की जरूरत नहीं है आपको केवल प्रिंट प्रिव्यू पर क्लिक करना होगा और आपके सामने प्रिंट प्रिव्यू आ जाएगा

अगर इसमें आप किसी टेक्‍स्‍ट को कट करना चाहते हैं तो आपको उस टेक्‍स्‍ट को सलेक्‍ट करना होगा और कट पर क्लिक करना होगा और अगर आप उस टेक्‍स्‍ट को कहीं और पेस्ट करना चाहते हैं तो आप पेस्ट पर क्लिक करके आसानी से कर सकते हैं, आप इसमें किसी भी फॉन्ट में टाइप कर सकते हैं इसमें आपको कई प्रकार के फॉन्ट दिए होते हैं इतना ही नहीं आप उन फॉन्ट का साइज भी बदल सकते हैं आप साइज को कम भी कर सकते हैं और ज्यादा भी कर सकते हैं, इसमें टेक्‍स्‍ट का कलर भी बदल सकते हैं आपको यहां कई प्रकार के कलर दिए होते हैं आप किसी का भी इस्तेमाल करके अपने टेक्‍स्‍ट को उसी कलर में ला सकते हैं

Microsoft Excel (माइक्रोसॉफ्ट एक्‍सेल)

आपने एक्‍सेल का नाम तो सुना ही होगा क्योंकि हर व्यक्ति जो कंप्यूटर पर काम करता है वो चाहे किसी भी तरह का काम हो फिर चाहे वो काम छोटा हो या बड़ा हो यानी हर व्यक्ति को एक्‍सेल की जरूरत तो पड़ती ही है, ये माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस का ही भाग होता है, इसमें आप किसी भी प्रकार की कैलकुलेशन को आसानी से कर सकते हैं

मान लीजिए अगर आप किसी स्कूल में काम करते हैं तो आप बच्चों के रिजल्‍ट को एक्‍सेल के जरिए आसानी से तैयार कर सकते हैं, अगर आप सेल्समैन है तो सेल्‍स की रिपोर्ट भी एक्‍सेल में तैयार की जा सकती है, अगर आप देखेंगे तो एक्‍सेल हर प्रकार के काम के लिए बहुत ज्‍यादा महत्‍वपूर्ण होता है क्योंकि इसके जरिए बडी-बडी कैलकुलेशनों को आसानी से किया जा सकता है

Microsoft PowerPoint (माइक्रोसॉफ्ट पावर प्‍वांइट)

माइक्रोसॉफ्ट पावरप्वाइंट माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस का पार्ट है इसके जरिए प्रेजेंटेशन को तैयार किया जाता है इसको आप अपने घर पर, ऑफिस में कही भी इस्तेमाल कर सकते हैं, इसमें आपको बहुत से टेम्पलेट फ्री दिए होते हैं, माइक्रोसॉफ्ट पावरप्वाइंट को स्टार्ट करने के लिए सबसे पहले आपको स्‍टार्ट बटन पर क्लिक करना होता है, इसके बाद आपके सामने सभी प्रोग्राम ओपन हो जाते हैं

इसके बाद आपको माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस फोल्‍डर को देखना होगा उस पर क्लिक करते ही आपको माइक्रोसॉफ्ट पॉवरपॉइंट दिखाई देगा उस पर क्लिक करके आप पावरपॉइंट को आसानी से ओपन कर सकते हैं, इसका रन कमांड Powerpnt होता है, इसे कई नामों से जाना जाता है जैसे पीपीटी, पावरप्वाइंट, माइक्रोसॉफ्ट पॉवरपॉइंट

Microsoft Access (माइक्रोसॉफ्ट एक्‍सेस)

जब भी आप एम एस ऑफिस को अपने सिस्‍टम पर इन्‍स्‍ट्रांल करते हैं तो आपको वहां पर कई प्रकार के एप्लिकेशन दिखाई देते हैं, जब एक्‍सेस में किसी फाइल को बनाया जाता है तो उसे डेटाबेस कहा जाता है जैसे एक्सेल में स्प्रेडशीट कहा जाता है और एम एस वर्ड में उसे फाइल या डॉक्यूमेंट कहां जाता है

अगर इसमें आपको कोई नई फाइल बनानी होती है तो आपको वहां एक ऑप्शन दिखाई देगा जिसका नाम ब्लैंक डेटाबेस होता है जैसे ही आप उस पर क्लिक करेंगे तो आपको फाइल नेम का ऑप्शन दिखाई देगा आप जो भी नाम उस डेटाबेस को देना चाहते हैं आप  दे सकते हैं, ये फाइल आपकी डॉक्‍युमेंट में सेव हो जाती है और अगर आप उसे कहीं और सेव करना चाहते हैं तो आप फोल्डर पर क्लिक करके बदल सकते हैं

इसके बाद आपको जो व्‍यू दिखाई देगा उसको डेटाशीट व्यू कहा जाता है, तो इस तरीके से आप एम एस एक्‍सेस में टेबल बनाकर कोई भी काम कर सकते हैं

Advantages of Microsoft Office

1. एम एस ऑफिस एक यूनिवर्सल सॉफ्टवेयर होता है जिसको आप अपने कंप्यूटर, लैपटॉप या मोबाइल फोन में इस्तेमाल कर सकते हैं, एम एस ऑफिस में आप ऑनलाइन और ऑफलाइन दोनों प्रकार से काम कर सकते हैं
2.  आज दुनिया में करोड़ों लोग इसका इस्तेमाल करते हैं क्योंकि इसके जरिए काम भी जल्दी हो जाता है और इससे व्यापार भी तेजी से आगे बढ़ता है
3.  एम एस ऑफिस को इस्तेमाल करना बहुत आसान होता है, इसको एक छोटा बच्चा भी इस्तेमाल कर सकता है
4.  इसमें आप अपने डाटा को सुरक्षित रख सकते हैं
5.  आज के समय में यह बहुत अच्छा ट्यूटोरियल है इसके जरिए छोटे-छोटे बच्चे भी कंप्यूटर को चलाना सीख सकते हैं
6.  माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस का इस्तेमाल बहुत से फील्ड में किया जाता है अगर आपको किसी को लेटर लिखना है तो आप माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में जाकर लिख सकते हैं या आपको प्रेजेंटेशन बनानी है तो आप माइक्रोसॉफ्ट पावरप्वाइंट में बना सकते हैं इसलिए इसे मल्टीपर्पज भी कहा जाता है

Disadvantages of Microsoft Office

1. माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 365 को चलाने के लिए आपको इंटरनेट की आवश्यकता होती है आप बिना इंटरनेट के इसमें किसी भी फाइल में एक्सेस नहीं कर सकते हैं
2. माइक्रोसॉफ्ट 365 में डाटा प्राइवेसी का सबसे बड़ा खतरा होता है क्योंकि इसमें सभी काम ऑनलाइन होते हैं
3.  माइक्रोसॉफ्ट 365 को हर बार रिन्यू कराना होता है

आशा है मेरे द्वारा जो आपको एम एस ऑफिस की जानकारी दी गई हैं वो आपको जरूर पसंद आई होगी अगर हां तो कमेंट करके जरूर बताएं हमें आपके कमेंट का इंतजार रहेगा

इसके अलावा मैं आपको यह भी बताना चाहता हूं कि यदि आप एक प्रोफेशनल कंप्यूटर कोर्स करना चाहते हैं, तो मैं आपको मेरी एक ई-लर्निंग प्लेटफॉर्म PCSKILL.IN के बारे में जरूर बताना चाहूंगा।

जहां से आप एम एस ऑफिस (MS Office) कोर्स कर सकते है। यह काफी प्रोफेशनल और यूज़फुल कोर्स है। जिसकी मदद से आप कंप्यूटर के बारे में ढेर सारी जानकारी प्राप्त कर सकते हैं जैसे कि

Microsoft office in Hindi

• माइक्रोसॉफ्ट वर्ड (Microsoft Word)
• माइक्रोसॉफ्ट एक्सल (Microsoft Excel (Beginners to Advance)
• माइक्रोसॉफ्ट पावर पॉइंट (Microsoft PowerPoint)
• माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस (Microsoft Access)
• माइक्रोसॉफ्ट पब्लिशर (Microsoft Publisher)
• माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक (Microsoft Outlook)

इस कोर्स में आप ऊपर बताए गए सारे सॉफ्टवेयर और टॉपिक के बारे मे पूरे विस्तार से जानकारी पाएंगे। साथ ही  हर सब्जेक्ट के अंदर प्रैक्टिस करने के लिए प्रैक्टिस फाइल भी प्राप्त करेंगे।

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